Zo kun je korter en efficiënter vergaderen
Leestijd: 5 min
Haast en spoed is zelden goed. Maar tijd is geld, dus snelheid telt. Dit geldt ook voor vergaderingen. Veel mensen hebben een hekel aan vergaderen, omdat het zoveel tijd kost. Het gaat – in hun beleving – ten koste van de productiviteit. Maar is dat altijd nodig? Duurt èlke vergadering lang?
Met snel vergaderen wordt vanzelfsprekend geen tussendoortje bedoeld. Vergaderen is een serieuze aangelegenheid. Doe je het ‘er even tussendoor’, dan is er onvoldoende aandacht en is het niet constructief. Snel vergaderen impliceert een vlot verloop van de vergadering. Vergaderingen hoeven nu eenmaal niet langdradig te zijn.
Zakelijk, snel vergaderen
Zakelijk vergaderen is een vorm van overleg, waarbij persoonlijke wederwaardigheden en persoonlijke strubbelingen de vergadering niet overheersen. De agenda is gevuld met een beperkt aantal bespreekpunten. Die zaken worden to the point besproken. Er worden spijkers met koppen geslagen. Bij deze werkwijze is al gauw sprake van ‘snel vergaderen’.
Met een goed agendabeheer, een zakelijke voorzitter en goed voorbereide deelnemers kan een vergadering best vlot verlopen. Door daarnaar te streven maak je vrienden. Mensen kunnen de vergaderingen zo maar leuk gaan vinden. De visie, de perceptie, kan veranderen.
Een goede vergaderagenda
Met een duidelijke, overzichtelijke agenda is het voor alle betrokkenen vooraf helder wat ze kunnen verwachten. De rol van de agendacommissie – voorzitter, secretaris en/of notulist – is essentieel.
Door alle agendapunten goed te documenteren, hebben de deelnemers aan de vergadering de belangrijkste informatie op een rijtje. Als de vragen – lees: bespreekpunten – expliciet op de agenda vermeld staan, behoort een snelle vergadering tot de mogelijkheden.
Zakelijk voorzitten
De taak van de voorzitter tijdens de vergadering is om deze gestructureerd en vlot te laten verlopen. Een tijdsplanning per agendapunt is daarbij een handig hulpmiddel. Een korte inleiding èn samenvatting per agendapunt houdt de deelnemers bij de les. Met het inhoudelijk bewaken van de bijdragen van de deelnemers tijdens de bespreking blijft de focus gericht op het doel van de vergadering.
Een vergadering voorzitten is een gave, een talent. Wie daarover beschikt, kan een vergadering vlot laten verlopen. De factor tijd kan in het voordeel gaan werken, omdat het aanvoelt als een snelle vergadering. Snel vergaderen impliceert ‘niet steeds op je klokje kijken’. Dat kan een goede voorzitter bewerkstelligen.
Een goede voorbereiding
Met een goede voorbereiding en een constructieve houding tijdens de vergadering hebben de deelnemers zelf ook een groot aandeel in de snelheid van de vergadering. Een vergadering, waarbij de deelnemers regelmatig uitweiden over bijzaken is nu eenmaal door de voorzitter lastig ‘op tempo’ te houden.
Uiteindelijk ontstaat er een soort vicieuze cirkel. Als de deelnemers het overleg ervaren als ‘snel vergaderen’ (in de goede zin van het woord), dan zullen zij zich beter voorbereiden. En die goede voorbereiding opent weer de deur voor een vlotte, snelle vergadering. Kortom, snel vergaderen is hard werken, zowel voor als tijdens de vergadering.
Conclusie
Iedere vergadering kan vlot verlopen, maar het kan ook zomaar uit de hand lopen. Het hangt van veel factoren af. De houding van iedere deelnemer afzonderlijk en van het team als geheel zijn cruciaal.
Wil je snel vergaderen, bewaak dan zowel de voorbereiding, als het gesprek zelf. En neem voor een goede oriëntatie gerust contact met ons op.
