Vergadering voorbereiden: tips en trucs

Het is even schrikken als je nagaat hoeveel uur je op jaarbasis vergadert. Hole 18 constateert dat bij veel organisaties zomaar wordt vergaderd, op een manier waarop het altijd al wordt gedaan, zonder na te denken over bijvoorbeeld nut en noodzaak. Op efficiëntievlak valt er een hoop te halen bij vergaderen. Dat begint al bij de voorbereiding. Hole 18 geeft je een aantal tips en trucs om zeeën van tijd te besparen. En betere bedrijfsresultaten te halen.

De impact van vergaderen

Vergaderen is nodig. We moeten informatie uitwisselen, nieuwe ideeën bedenken en de neuzen dezelfde kant uit krijgen. Jammer alleen dat we er met zijn allen, volgens onderzoek van Synovate, jaarlijks 60 miljard euro aan vergaderkosten kwijt zijn. Daarvan gaat de helft op aan het vergaderen an sich, 16 miljard aan de voorbereiding en 14 miljard aan de reistijd. Op al deze drie fronten kan worden bespaard als we vergaderingen beter voorbereiden. Aan de hand van enkele tips zal Hole 18 laten zien hoe een ideale voorbereiding eruit ziet.

Is de vergadering wel nodig?

Het lijkt voor de hand liggend, maar toch wordt in bijna geen enkele organisatie de vraag gesteld of een vergadering überhaupt wel nodig is. Is de verwachting dat er niks nuttigs uit een vergadering zal komen? Laat hem dan niet doorgaan. Vaak zijn er alternatieven voorhanden die veel minder tijd en middelen van de organisatie kosten. Zoals een tête-à-tête, videoconferencen of het simpelweg uitbesteden van een taak aan de specialist op een bepaald terrein binnen de organisatie. Is de vergadering wél nodig? Bewaak dan het doel van de vergadering.

Voorbereiding vergadering: deelnemerslijst

Iedere extra deelnemer aan een vergadering betekent een kans op waardevolle input. Maar ook op nodeloze inbreng en daarmee tijdverspilling. Bedenk vooraf dus kritisch wie wel en niet moeten worden uitgenodigd voor een vergadering. De eisen: iemand moet direct betrokken zijn bij het onderwerp en daarover een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Is het belangrijk dat iemand op de hoogte blijft maar is zijn input niet per se vereist? Dan is het beter hem achteraf de notulen te sturen dan om hem deel te laten nemen aan de vergadering. De notulen moeten dan wel piekfijn in orde zijn. Aangezien veel ‘bedrijfsongelukken’ plaatsvinden door ondermaatse notulen, biedt Hole 18 de training ‘effectief notuleren’ aan.

Verzorg de agendapunten tot in de puntjes

Een complete lijst met agendapunten. Helder geformuleerd. En ruim van tevoren aan de deelnemers aan de vergadering voorgelegd. Daarmee wordt een hoop vergaderellende voorkomen. Aan de hand vanagendapunten kan eenieder van tevoren bepalen wat hij wil inbrengen en wat hij over bepaalde onderwerpen dient te vragen. Zijn er alleen mededelingen of moet er ook ergens over worden beslist? In dat laatste geval kan iemand zijn voorbereiding erop aanpassen, bijvoorbeeld door een voorlopig standpunt te bepalen of een paar onderwerpen wat verder te researchen.

Slim vergaderen betekent zeeën van tijd besparen

Een complete agendapuntenlijst

De agendapuntenlijst moet compleet zijn, want niets is zo vervelend (en inefficiënt) als een onderwerp waar iemand opeens mee op de proppen komt, maar waarover niemand iets heeft voorbereid. Het behoeft geen verdere uitleg dat de agendapuntenlijst ruim van tevoren aan de deelnemers voorgelegd moet zijn. Overigens zijn er ook goede redenen om af en toe zonder agendapunten te vergaderen, zo is te lezen in ons artikel ‘Vergaderen met of zonder agendapunten?’.

Organiseren is meer dan intekenen op een zaaltje

Natuurlijk, het is absoluut noodzakelijk om een vergaderruimte te hebben. Voor het organiseren van de optimale vergadering is echter veel meer nodig. Geluidsversterking als het gezelschap wat groter is. Een beamer als er sheets moeten worden getoond. Genoeg zitplaatsen. Voldoende stekkers. En genoeg koffie en thee voor iedereen. Zal je net zien. Ben je middenin de behandeling van het belangrijkste gespreksonderwerp, begint Jacco van financiën steen en been te klagen dat de koffie op is. Voortaan doen: afspreken dat de voorzitter van de vergadering voor al deze voorbereidingsfacetten verantwoordelijk is, zodat hierover geen misverstanden kunnen ontstaan.