Wat is de rol van de voorzitter van de vergadering?
De voorzitter is de leider van de vergadering. Zijn of haar rol is om de vergadering in goede banen te leiden. Hij is de spreekbuis en de bindende factor. Een goede voorzitter is essentieel voor de efficiency en de besluitvaardigheid. De rol van de voorzitter heeft door de hele organisatie heen. De voorzitter heeft zowel in de voorbereiding, als tijdens en na de vergadering de nodige taken en verantwoordelijkheden.
De voorzitter organiseert de vergadering
Zorg dragen voor een geschikte locatie voor de vergadering is een van de taken van de voorzitter. Hierbij neemt hij aspecten als ligging, inrichting en faciliteiten in de overwegingen mee. Daarnaast is de voorzitter samen met de secretaris / notulist verantwoordelijk voor het maken en verspreiden van een goede agenda. De deelnemers aan de vergadering moeten de agendapunten goed kunnen voorbereiden. Daarom worden de nodige bijlagen aan de agenda toegevoegd.
Efficiënt verloop van de vergadering
Een goede voorbereiding van de vergadering door voorzitter en notulist samen bevordert de efficiency van de vergadering. Een inhoudelijke voorbespreking zal zijn vruchten afwerpen. De voorzitter heeft dan als vanzelf de touwtjes in handen tijdens de vergadering. Tijdens de vergadering zal de voorzitter ieder agendapunt kort inleiden. Vervolgens is hij de gespreksleider, die orde en structuur in de hand houdt. Hij is onpartijdig en geeft iedere deelnemer de ruimte. Zodoende kan de vergadering efficiënt verlopen. Mede met het oog op een goed verslag van de vergadering, rondt de voorzitter elk agendapunt af met een korte samenvatting.
De voorzitter als waakhond
Na afloop van de vergadering controleert de voorzitter het door de notulist gemaakte verslag. Na gezamenlijk akkoord verspreidt de notulist dit dan onder de deelnemers. Bovendien hoort het bewaken van de uitvoering van de genomen besluiten in de periode na de vergadering tot de taken van de voorzitter.
Representatie van het team
Als spreekbuis van de vergadering is de rol van voorzitter ook om ‘buitenstaanders’ te informeren. Kortom, voor het naar buiten brengen van de genomen besluiten is de voorzitter verantwoordelijk.
Wat is een goede voorzitter?
Een paar tips voor het voorzitten van een vergadering op een rijtje:
- een goede voorbereiding is het halve werk
- stuur tijdens de vergadering het proces aan i.p.v. het gesprek
- onderscheid hoofd- en bijzaken, zowel tijdens als na de vergadering.
Tips voor de voorbereiding
Een goede communicatie met de notulist legt de basis voor een efficiënte vergadering.Vooraf openingsvragen, centrale gespreksthema’s en verwachte gesprekslijnen bedenken is ook deel van de goede voorbereiding. Het doel van ieder agendapunt is hierbij de leidraad.
Tips voor het voorzitten tijdens de vergadering
Inhoudelijk is de rol van de voorzitter tijdens de vergadering beperkt. Tot de taken van de voorzitter behoort immers het (in goede banen) leiden van de vergadering. Houd je dus in discussies op de achtergrond. Focussen van de aandacht op het vergaderproces werpt zijn vruchten af. Besluitvaardigheid en snelheid nemen zonder twijfel toe. Door alle deelnemers in hun waarde te laten èn aan bod te laten komen, wordt de vergadering niet langer als saai en overbodig ervaren. Mensen krijgen er plezier in, het enthousiasme en de betrokkenheid nemen toe. Het effect is navenant.
