Hoe werkt staand vergaderen?

Kenmerken van staand vergaderen

We zijn gewend om tijdens vergaderingen te zitten. Zitten is voor de gemiddelde mens een houding van comfort. Het geeft rust en opent de deur om eens gezellig met elkaar bij te praten. Ook doordat gedachten afdwalen, kan het vergaderen als tijdverspilling worden ervaren. Staand vergaderen opent deuren naar een efficiënte toekomst. Een staande vergadering biedt nieuwe kansen en meer efficiënte besluitvorming. Op de voordelen van staan tijdens vergaderingen gaan we hierna in. Allereerst kijken we naar twee belangrijke kenmerken. Hierin verschilt de stoelloze vergadering van de alom bekende vergadervorm.

Niet te lang staan en ànders notuleren

Langdurig staan is voor de meeste mensen niet prettig. Bij staand vergaderen mag het overleg dan ook niet langer dan een half uur duren. Als er meer tijd nodig is, kunnen pauzes worden ingelast. Bij een staande vergadering is een goede bewaking van de agenda door de voorzitter van essentieel belang.

Omdat iedereen staat tijdens de vergadering is het lastig om te notuleren. Soms hoort het notuleren echter onomstotelijk bij de aard van de vergadering. In dat geval gebruikt de notulist bijvoorbeeld een laptop op een statafel.

Daarnaast is er tijdens een efficiënte staande vergadering bij voorkeur geen koffie. Het gesprek blijft zakelijker en 'op tempo' als de aandacht van de gespreksdeelnemers erbij blijft.

Voordelen van staan tijdens vergaderingen

Staan tijdens vergaderingen heeft zonder twijfel voordelen. Denk hierbij aan aspecten als:

• snelheid
• gezondheid
• groepsproces.

Staand vergaderen gaat sneller en efficiënter

Als de deelnemers staan tijdens vergaderingen is de neiging om uit te weiden over bijzaken veel minder. Daardoor kost het vergaderen dan minder tijd, wordt er meer zakelijk vergaderd en gaan de kwaliteit en de efficiency van de besluitvorming zienderogen vooruit. De agendapunten worden sneller afgerond. Uit onderzoek blijkt dat een staande vergadering tenminste 34% sneller is.

Ook het financiële plaatje ziet er mede hierdoor rooskleuriger uit, wanneer de organisatie besluit om voortaan te gaan staan tijdens vergaderingen.

Staan is gezond

Als je staat komt je lichaam min of meer vanzelf in beweging. De spieren spannen en ontspannen zich afwisselend gedurende de tijd. Deze activiteit is bevorderlijk voor de individuele gezondheid en daarmee ook voor de efficiency van de bedrijfsactiviteiten.

Zitten is voor de mens een bron van stress en ziekte. Als mens leef je langer, als je van je baas mag staan tijdens de vergadering. En dat spreekt ieder mens wel aan. Staand vergaderen heeft een positief effect op het ziekteverzuim.

Het groepsproces wordt versterkt

Staan tijdens de vergadering houdt automatisch een actievere houding in. Je bent door je lichaamshouding vanzelf meer betrokken bij het gesprek. De neiging om in gedachten af te dwalen verdwijnt als sneeuw voor de zon. Al met al is niet alleen de verbale, maar ook de non-verbale activiteit tijdens de vergadering groter. De grotere betrokkenheid brengt creativiteit en samenwerking naar boven in de groep. Bovendien zijn de medewerkers sneller en frequenter op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in het bedrijf. Staand vergaderen is m.a.w. goed voor het groepsproces. Niet alleen tijdens de vergadering, maar in het hele bedrijfsproces.